POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AUTOGALIAS S.A.

AMBITO DE APLICACIÓN

Esta política se aplicará a todos los empleados, directivos, socios de AUTOGALIAS S.A. incluyendo todas las sedes que actualmente estén vigentes o las que llegaren a existir.

DEFINICIONES

Conforme a la ley 1581 de 2012 o las normas que por disposición legal llegaren a existir se establecen las definiciones previstas a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos     Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones y requisitos para los participantes de actividades promocionales o afines.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

PRINCIPIOS PREVISTOS EN LA LEY PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

AUTOGALIAS S.A. aplicará los siguientes principios específicos, para el uso, recolección manejo, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Se refiere a los fines legítimos y sujetos a la ley 1581 de 2012.

 

b) Principio de finalidad: Obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

 

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones previstas en la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

 

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refieren las normas, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas conforme a la ley.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES.

 

Los Titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de AUTOGALIAS S.A. son los siguientes:

 

a) Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

 

b) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.

 

c) Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.

 

d) Derecho a revocar la autorización de tratamiento del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a AUTOGALIAS S.A. para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

e) Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

AUTORIZACIÓN Y CLASES DE DATOS

 

Los Titulares de datos personales podrán dar su autorización a AUTOGALIAS S.A. para el Tratamiento de los mismos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior.

El empleado o el área de AUTOGALIAS S.A. que dentro de sus funciones implique el tratamiento de datos de un Titular, deberá solicitar la autorización previa y expresa, a través de las herramientas o canales dispuestos para tal fin también deberá informarle al titular lo siguiente:

 

a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, que en el caso de la AUTOGALIAS S.A. se enmarcan dentro del cumplimiento de su objeto social.

 

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad.

 

c) Los derechos que le asisten como Titular.

 

 

No obstante, por facultad de la ley existirán casos en los cuales no se requiere autorización del titular de los datos La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

 

• Datos de naturaleza Pública

• Casos de urgencia médica o sanitaria

•Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos o solicitados por entidades del estado.

• Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas. (excluye datos biométricos como dato sensible).

 

 

Debe entenderse como DATOS SENSIBLES aquellos  que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como datos relativos a la saludo, a la vida sexual y a los datos biométricos.

 

Y como DATOS BIOMÉTRICOS los rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población. Aquellos sistemas informáticos en los que se mide algún dato biométrico, como parte del proceso de identificación y/o autentificación de un sujeto, son conocidos como sistemas de seguridad biométrica o simplemente sistemas biométricos.

 

La siguiente lista son algunos ejemplos de datos biométricos:

 

• Huellas dactilares

• Geometría de la mano

• Análisis del iris

• Análisis de retina

• Venas del dorso de la mano

• Rasgos faciales

• Patrón de voz

• Firma manuscrita

• Dinámica de tecleo

• Cadencia del paso al caminar

• Análisis gestual

• Análisis del ADN

 

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN

 

AUTOGALIAS S.A. tiene los siguientes deberes a su cargo:

 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.

b) Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.

f) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

 

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN

 

Los encargados tienen a su cargo, conforme a la presente política:

 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del Habeas Data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Lay 1581 de 2012.

d) Actualizar las novedades sobre la información reportada por los Titulares de los datos dentro de los

(30) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

g) Garantizar a los titulares que las bases de datos serán alimentadas con información veraz y confiable, de acuerdo a lo manifestado por el mismo titular.

 

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

 

Conforme a lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, AUTOGALIAS S.A. sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a menores de edad, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los menores de edad y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, AUTOGALIAS S.A. deberá obtener la Autorización del representante legal de los menores de edad, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y PETICIONES.

 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los Titulares o Causahabientes de los datos que reposen en las bases de AUTOGALIAS S.A., podrán presentar solicitudes para la consulta de los mismos en cualquier momento a través del Responsable y los Encargados del Tratamiento de la información. El Responsable o Encargado del Tratamiento suministrará la información requerida dentro de los 10 días hábiles siguientes a esta solicitud.

 

Para la atención de CONSULTAS se deberá dirigir una carta a AUTOGALIAS S.A., señalando claramente los datos que desea consultar y los datos de contacto a los cuales deberá ser dirigida esta respuesta de consulta.

 

Para la atención de PETICIONES El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una de las bases de datos de AUTOGALIAS S.A. deba ser objeto de corrección o actualización, podrá presentar una petición ante el Responsable o encargado del Tratamiento de la información de la siguiente manera:

 

a) La petición se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, la dirección a la cual puede enviársele respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si la petición resulta incompleta se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la petición para que subsane fallas, si dentro de los 30 días siguientes a esta solicitud de completitud y/o explicación de la petición no presenta respuesta al requerimiento se entenderá que ha desistido de su petición.

 

b) Las peticiones serán incorporadas en las bases de datos de AUTOGALIAS S.A. se indicará el motivo de la misma y se mantendrá la vigilancia de la petición hasta sea atendida o desistida.

 

c) El término máximo para atender una petición será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente al de su recibo.

 

d) El Titular o Causahabiente solo podrá presentar reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado de AUTOGALIAS S.A.

 

e) El área de relación con el cliente será la encargada de monitorear y hacer seguimiento a los trámites para garantizar las respuestas a las PETICIONES recibidas dentro de los términos establecidos en esta política.

 

 

CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y PETICIONES.

 

AUTOGALIAS S.A. dispone para atención de Consultas y peticiones frente a la protección de datos personales los siguientes canales e atención:

 

• Los teléfonos de contacto: 6767200 y el 6816061.

• Correo electrónico: [email protected] y/o [email protected]  • Página web: www.autogalias.com formulario contáctenos.

• Whatsapp: 3115578864 o 3115487311

• Facebook: www.facebook.com/pages/renault-Autogalias/107198262690039 (Renault AutoGalias) botón “Contactarnos”.

• Twitter: @_AutoGalias

 

Los canales descritos  están a cargo del área de relación con el cliente.

 

ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

 

El área de Relación con el cliente de AUTOGALIAS S.A. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de relación con el cliente y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

 

OFICIAL DE PRIVACIDAD.

 

La Sociedad AUTOGALIAS S.A. designará un Oficial de Privacidad el cual tendrá cualidades como:

 

•Debe exigir estándares éticos a toda la organización, desde la alta Gerencia hasta los técnicos y personal que tenga contacto con los titulares de los datos.

•Comprensión de los requisitos normativos y contractuales.

•Facilidad de tener una comunicación asertiva.

•Comprensión en la operación de la Empresa y del negocio.

•Reconocimiento de nuevas tendencias Analíticas de datos.

 

La designación del Oficial de privacidad se realizará de manera formal por la Junta Directiva de la sociedad AUTOGALIAS S.A. cuando la Junta lo considere pertinente.

 

Las funciones del oficial de privacidad serán:

 

•Informar a la organización sobre las obligaciones normativas y documentar las actividades.

•Implementar y difundir la Política de protección de datos personales.

•Participar y supervisar los procedimientos para la atención de los titulares y documentar su gestión.

•Gestionar los incidentes de seguridad sobre datos personales.

•Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad de la Empresa.

•Estar al tanto de ejecutar la inscripción ante el Registro Nacional de las bases de datos.

•Realizar la actualización periódica de las bases de datos ante el Registro Nacional de las bases de datos, conforme a las fechas previstas en la normatividad vigente.

•Crear el un comité veedor de la presente política de protección de datos.

•Realizar informes periódicos sobre el desarrollo de la política de protección de datos.

•Proponer las modificaciones que considere pertinentes sobre la política de protección de datos.

•Estar en constante capacitación sobre las normas y políticas dispuestas por el Gobierno Nacional.

 

INCIDENTES

 

Se entenderá como incidente, toda situación que implique la vulneración de las medidas de seguridad sobre datos personales adoptada por AUTOGALIAS S.A. como responsable del tratamiento de los mismos.

 

Todo incidente de seguridad que comprometa datos personales en poder de AUTOGALIAS S.A. deberá ser informado a la autoridad competente en la materia, como lo es la Superintendencia de Industria y comercio (SIC) o la entidad que llegare a designar el Gobierno Nacional para ello.

 

Todos los incidentes de seguridad serán debidamente documentados, con el fin de hacer un seguimiento exhaustivo.

 

Se debe tener presente que los incidentes de seguridad respecto de datos personales tienen implicaciones jurídicas a nivel laboral, penal, civil o administrativo.

 

Conforme a lo previsto en la ley 1581 de 2012 las sanciones previstas son:

 

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

 

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

 

c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

 

Sin reparo de lo anterior AUTOGALIAS S.A. tendrá la potestad de imponer sanciones diferentes a las previstas al interior de la organización a sus empleados o colaboradores.

 

MODIFICACIONES Y VIGENCIA

 

Los términos y condiciones de esta política de protección de datos pueden ser modificados en cualquier momento, las modificaciones serán informadas a través de la página web con una versión actualizada de las políticas.

 

La presente política tendrá una vigencia indefinida, de conformidad las normas que versen al respecto sobre las finalidades y usos de la información.